מדריך להקטנת נפח מצגות PowerPoint

 הורדת המדריך כקובץ

מבוא-

ככל שהאמצעים הדיגיטאליים הולכים ומשתכללים, מצגות PowerPoint נוטות להגדיל את נפחן עד לממדי ענק. הסיבה העיקרית לבעיה זאת נובעת מהטבעת אובייקטים במצגת, שלא עברו עיבוד מוקדם ולכן נפחם גדול. תמונות מצולמות, תרשימים סרוקים וקבצי קול ומוסיקה המוספים למצגת, הופכים אותה לקובץ, שנפחו איננו תואם ביחס למידת המידע המוצג. כל זמן שמדובר בהפעלת המצגת מהמחשב האישי, בעיית הנפח איננה משמעותית. כשמצגות הופכות לכלי להעברת מידע ברשת התקשורת, הנפח הגדול מקשה על העברתן בן המשתתפים, ויוצר עומס מיותר על מערכות התקשוב. מטרת מדריך זה לתת פתרון להקטנת נפח המצגות, לפני שליחתן לרשת. באמצעים פשוטים ניתן להקטין את נפחן עד 95%, מבלי לאבד כמעט מערך המידע המצוי בתוכן.

הסיבות העיקריות להגדלת נפח מצגות PowerPoint הן-

1.      אובייקטים גרפים (תמונות) ברזולוציה גבוה, שהקטנת התצוגה שלהם במצגת איננה מפחיתה מנפחם.

2.      אובייקטים של קול ומוסיקה באיכות גבוה מהנדרש לצורך המצגת.

3.      קובץ שמירת היסטורית המצגת (oledata.mso), שנפחו הולך וגדל ככל שהמצגת עוברת שינויים.

הערה-  יישומי אופיס (החל מגרסת XP) כוללים מנגנון להפחתת נפח קבצי התמונות המוטבעות במצגת. ניתן להגיע למנגנון זה דרך סרגל הכלים של התמונות-

מנגנון האופיס הוא חלקי בלבד, מאחר והוא מטפל רק בנושא גודל התמונות, ללא יכולת לטפל בשאר המרכיבים. הפתרון המוצע במדריך הנוכחי מאפשר הקטנת נפחים, מעבר להקטנה המושגת בפתרון הנ"ל.

שלבי העבודה-

1. לצורך ביצוע המשימה, נשתמש בתוכנה  "FastStone Image Viewer".

קובץ ההתקנה של התכנה, אותו התאמתי לצורכי מדריך זה, ניתן להוריד מהקישור-

http://www.pisga.org.il/y/סל%20תכנות%20חופשיות/הקטנת%20נפח%20מצגות%20פאוורפוינט.exe

יש להוריד את הקובץ ולהתקינו במחשב.

אתר הבית של התכנה-

http://www.faststone.org/FSViewerDetail.htm

התכנה ניתנת לשימוש חופשי לצרכים פרטיים.

2.      פריסת הקבצים המרכיבים את המצגת-

·  מעתקים את המצגת למחיצה חדשה, ופותחים אותה באמצעות תכנת ה PowerPoint.

הערה- מומלץ לעבוד על עותק של המצגת ולא על הקובץ המקורי.

·  שומרים את המצגת כ Web Page (יש להקפיד לא לשמור כ Web Archive)-

·  יוצאים מתכנת ה PowerPoint ועוברים לסייר. במחיצה בה ביצענו את השמירה בשלב הקודם, נוצרו 2 פריטים חדשים (בנוסף לקובץ המצגת שכבר מצוי בה)-

1.      קובץ Web ששמו כשם המצגת עם סיומת htm.

2.      מחיצה ששמה כשם המצגת בתוספת files. במחיצה זאת נפרסים כל קבצי האובייקטים השונים (תמונות, קבצי קול) המוטבעים במצגת.

• נכנס למחיצת ה files ונגלה בתוכה את כל הקבצים שנפרסו מהמצגת-

• לחיצה על הכותרת "גודל" ממיינת את הקבצים על פי גודלם.
• עיון ברשימה מגלה שהקבצים הגדולים מורכבים משני סוגים-

1.      קובץ בשם oledata.mso - במידה וקובץ זה נמצא במחיצה ונפחו גדול, יש למחוק אותו.

2.      קבצים גרפים מסוג jpg ו png, שבגודלם נטפל בשלב הבא.

3. הקטנת גודל הקבצים הגרפים-

א. נפעיל את תכנת "FastStone Image Viewer" מתפריט התכניות של המחשב-

ומתפריט התכנה נבחר Tools -> Batch Convert/Rename-

ב.  במסך שנקבל, נבחר את מחיצת ה files של המצגת-

ג. עיבוד קבצים גרפים עם סיומת jpg-

שלבי הפעולה-

1.      בחירת סוג הקבצים לתצוגה (1) - רק קבצים עם סיומת זאת יוצגו בחלון.

2.      לאיזה סוג להמיר את הקבצים (2) - במקרה שלנו – כמו הקודם.

3.      היכן להעביר את הקבצים לאחר ההמרה (3) - במקרה שלנו – אותה מחיצה.

4.      נלחץ על לחצן "Add all" להעברת רשימת הקבצים לחלון ההמרה.

5.      נלחץ על לחצן "Start" לתחילת ביצוע ההמרה-

החלון הנפתח מציג את רשימת הקבצים שעברו המרה, נפחם הישן, נפחם החדש ואחוז הקטנת הנפח שלהם-

ד. עיבוד קבצים גרפים עם סיומת png – לפני הפעולה, נלחץ על לחצן Clear לניקוי חלון רשימת הקבצים המיועדים לעיבוד מהרשימה הקודמת, ונמשיך כפי שתואר בשלב הקודם, תוך בחירת סוג הקבצים (סעיפים 1 ו 2) כ png-

בסיום שלב זה, כל הקבצים הגרפים הוקטנו לנפח הרצוי. סוגרים את התכנה.

הערות- 1. טיפול דומה בקבצי אנימציה מסוג gif יגרום לאיבוד האנימציה.

                        2. טיפול בקבצי קול שנפחם גדול, יעשה בעזרת התכנה dmc אותה ניתן

 להוריד מהקישור (כולל מדריך הפעלה)-

http://mail.edu-negev.gov.il/ftp/main.asp?d=D:\ftp\מדיה+במחולל+הפנדה\3.קול+ומוסיקה\

4. בניית מחודשת של המצגת –

לאחר סיום הקטנת נפח האובייקטים, נחזור ונבנה את המצגת בצורה הבאה-

א. נחזור לסייר ונצביע על קובץ ה Web, נלחץ על הלחצן הימני. מהחלון הנפתח נבחר - פתיחה באמצעות -> Microsoft PowerPoint -

ב. במהלך הפתיחה יתכן ותופיע ההודעה הבאה-

(ההודעה נוצרת כתוצאה ממחיקת קובץ ה oledata.mso). יש לאשר הודעות אלה על ידי לחיצה על לחצן "אשר".

ג. לאחר פתיחת תכנת ה PowerPoint יש לבחור "שמור בשם"  ובחלון הנפתח יש להחליף את סוג הקובץ מ Web Page ל Presentation –

ד. נבצע שמירה של הקובץ. רצוי לשמור את הקובץ החדש בשם שונה מהקובץ המקורי כדי שנוכל לבחון את מידה הקטנת הנפח.

5. צפייה על התוצאה בסייר תגלה לנו ש-

נפח הקובץ קטן ב 60%.

בהצלחה

אלישע